O tempo das planilhas já passou, agora toda empresa que quer perseverar deve utilizar um sistema para compras.

Desde sempre o papel do comprador foi importante dentro das organizações, pois é através de seu trabalho que todos os demais departamentos podem seguir com o seu trabalho e uma empresa é capaz de gerar lucro.

O que pode se perceber é que o papel do comprador B2B têm mudado de atribuição, deixando de ser aquele profissional exclusivamente preocupado em comprar produtos e partindo para um momento onde ele avalia históricos, tendências e novas opções toda vez que algum produto é requisitado.

Nesse sentido fazer uso de planilhas para controlar compras já não é mais possível e o comprador B2B deve contar com um aliado muito importante para o processo de compras: um sistema para compras B2B.

Os softwares para compras focados em empresas são fundamentais para toda e qualquer organização que pretende operar com máxima margem de lucro, escalabilidade e sem perder a segurança.

No artigo de hoje, iremos falar um pouco sobre os principais recursos que um sistema para compras B2B deve oferecer ao novo comprador. Vamos lá?

Gestão de fornecedores

Esse recurso é a base de todo e qualquer sistema para compras, pois é onde todos os fornecedores estão inseridos e suas respectivas particularidades parametrizadas.

Em termos de fornecedores, além de propriamente conectar-los aos produtos por eles oferecidos, é possível ainda determinar:

  • Valor de pedido mínimo
  • Condição e meio de pagamento
  • Hora de entrega
  • Hora limite para envio de pedidos de compras
  • Gestão de contratos e acordos

Cotações de preços

A cotação de preços é tarefa comum entre todo e qualquer bom comprador. Falamos em “bom comprador”, pois ainda existem os “profissionais” que compram do primeiro fornecedor que lhes responder no whatsapp (Já viu isso acontecer?).

O procedimento de cotar preços dos produtos requisitados com 3 ou 4 fornecedores não só permite que a empresa consiga o melhor preço, como também permite que o produto com a melhor qualidade possa ser encontrado.

Sendo assim, todo software para compras B2B deve também ofertar um recurso que permita ao comprador realizar cotações com seus fornecedores e se possível, traçar comparativos filtrando parâmetros como:

  • Menor preço
  • Menor prazo de entrega
  • Maior prazo de pagamento.

Pedidos de compras

O resultado de uma cotação bem sucedida e a aprovação por parte do gestor, fará com que uma cotação transforme-se em um pedido de compras.

A partir daí, o pedido é transmitido ao fornecedor, que irá recepcionar esse pedido, fazer a separação da mercadoria, faturamento e consequentemente a entrega.

Contar com um módulo para pedido de compras se faz necessário pois é através dele que o comprador poderá acompanhar:

  • Pedidos de compra realizados
  • Pedidos de compra pendentes
  • Pedidos de compra em atraso

Rastreabilidade e segurança

Sempre que falamos com gestores de compras ou proprietários de empresas, a falta de segurança que estes sentem no departamento de compras é sempre citada.

Quando falamos em “segurança”, estamos falando que infelizmente a corrupção atinge todos os níveis da sociedade, inclusive nossas empresas estão a mercê.

Um sistema para compras permite que toda cotação, pedido de compra, entrega, possa ser rastreada e centralizada num único local. 

Esse assunto é tão importante que tem-se visto cada vez mais sobre compliance. Quer se aprofundar um pouco no tema, acesse nosso artigo sobre: O que é compliance e por que ele é importante para seu negócio.;

Análise de resultados

Pois bem, toda empresa precisa avaliar os resultados alcançados em períodos anteriores. Isso se faz importante também, pois são os resultados anteriores que permitem qualquer tipo planejamento.

Os sistemas de compras profissionais devem sim oferecer uma série de relatórios, que são a base de consulta de todo comprador. Alguns dos principais que não devem faltar são:

  • Histórico de cotações
  • Histórico de pedidos de compras
  • Relatório de fornecedores x produtos
  • Histórico da evolução de preço do produto
  • Relatório de economia
  • Orçamento por departamento
  • Entre outros.

Integrações

Fazer com que seu sistema de compras possa “conversar” com os demais sistemas utilizados em sua empresa é igualmente importante. 

Um exemplo prático da utilidade da integração do software para compras com um sistema de gestão (ERP), se deve ao fato de possibilitar a consulta de estoque disponível e isso virar um alerta de compra.

Sabemos que a ruptura de estoque (quando um produto falta no estoque) é a dor de cabeça de todo empresário, portanto esse tipo de integração se propõe a resolver isso.

Outro aspecto importante da integração é confrontar pedido de compra com nota fiscal e boleto no ato da entrega da mercadoria. Provavelmente isso já aconteceu com você, o vendedor ofertou o produto a um preço e na nota fiscal da entrega você recebeu outro valor.

Extra: Mobilidade

Os aplicativos móveis já fazem parte de nossa vida, são mensageiros, bancos digitais, apps de filmes, música e agora para gestão de compras.

Exatamente, a mobilidade é algo que deve sim ser explorado por todo comprador. Não há mais motivo para ficar preso a tela de um computador velho, se existe a chance dele poder cotar, comprar, acompanhar entregas na tela de um smartphone.

As ferramentas de compras mais atualizadas já trazem em sua base um aplicativo simples e intuitivo, que de um lado ajuda o:

  • comprador a fazer cotações, pedidos de compras, acompanhar entregas;
  • gestor a aprovar cotações, acompanhar resultados, etc.

Conclusão

Muitos profissionais que não atuam na área, acreditam que o departamento de compras é só mais um setor dentro de uma empresa. 

Diante dos pontos que abordamos em nosso artigo, percebemos que tanto o papel do comprador como a adoção de um sistema para compras é de extrema importância para uma empresa.

Estes foram apenas alguns dos requisitos que um software profissional de compras deve oferecer. Esquecemos de algum recurso importante? Utilize a caixa de comentários para nos lembrar e nós iremos complementar esse texto, dando-lhe a referência. 

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