Até pouco tempo, as planilhas eram a principal ferramenta para a gestão de compras – era possível amá-lo ou odiá-lo -, mas não viver sem ele. Em muitos casos, ainda é a melhor opção para fazer o trabalho. 

Quanto menor a empresa e o número de fornecedores, mais eficiente é acompanhar todos os dados em algumas tabelas. Porém, à medida que os negócios crescem, o sistema anteriormente eficiente pode tornar-se um pesadelo com informações perdidas, perda de tempo e, em geral, um desperdício de dinheiro enorme. 

Neste artigo, vamos falar sobre as razões pelas quais o Excel já não mais indicado ao Procurement e o que você pode fazer para colocar o seu processo de compras num caminho eficiente.‍

A verdade: Não são as planilhas, o problema é com você

Não me entenda mal – planilhas são ótimas. Muitos departamentos de compras adoram o Excel e por um bom motivo. Como falamos anteriormente, quando o volume de compras é baixo e a equipe de compras é pequena, uma planilha de cálculo é a maneira mais rápida e confortável de reunir algumas fórmulas e analisar um conjunto de dados pequeno a moderado.

Planilhas também são universais, pois todos sabem um pouco sobre o assunto, todos as usam até certo ponto e os arquivos são fáceis de explicar. Também é simples criar fórmulas personalizadas para as suas necessidades específicas e criar exatamente o sistema que precisa naquele momento.

E, se todo o resto falhar, pode sentir-se bem consigo mesmo e com sua impecável planilha de gestão de compras. 

Mas, à medida que o conjunto de dados aumenta, a solução que antes era tão simples, de repente, deixa de o ser. Tentar gerir colaborações mais complicadas, pedidos de compras diferentes e conjuntos extensos de dados com uma solução única para todos, pode acabar por custar mais em erros, perda de tempo e, claro, muito dinheiro.‍

Os tempos da gestão de compras mudaram

À medida que a sua empresa cresce, os processos de compras crescem com ela. Ao mesmo tempo, as compras B2B estão a evoluir. Negócios que desejam permanecer competitivos e produtivos têm que manter os seus processos de compras atualizados.‍ 

As compras já não são apenas uma unidade de custo, em que os contabilistas trabalham com folhas de cálculo empoeiradas na sala dos fundos do escritório.

‍As compras são reconhecidas como uma prioridade estratégica, com um impacto fundamental no alcance dos objetivos do negócio. A digitalização das compras pode atingir 5-10% de economia de custos e um aumento de 30-50% em eficiência.

As principais razões pelas quais as compras devem ser digitais estão diretamente ligadas à rapidez, eficiência e precisão:

  • Aumento de dados – quanto mais informações precisa de manipular, mais difícil será manter o acompanhamento numa planilha.
  • Mais usuários – quanto mais pessoas precisarem de trabalhar com os dados simultaneamente, mais espaço há para erros. As informações podem perder-se, ser duplicadas ou apagadas e um pequeno erro de digitação pode desencadear uma reação em cadeia de caos.

    Isso também pode levar a várias versões da mesma planilha que não são adicionadas – se a duplicação for notada.
  • Erros de digitação e dados – errar é humano e não é uma surpresa que 88% das planilhas contêm erros. A inserção manual de dados é o principal culpado e o Excel não pode detectar inconsistências de dados, como muitos softwares de compras baseados em IA.
  • Necessidade de resposta rápida – muitas atividades diárias exigem muito trabalho manual com planilhas de excel e isso causa atrasos e ineficiência. Com um sistema de compras B2B automatizado, é possível aprovar solicitações e enviar respostas aos seus fornecedores com apenas alguns cliques.
  • Manter todos na mesma página (mas não literalmente) – em organizações maiores, muitos departamentos devem ter acesso às mesmas informações e também manter as informações sempre atualizadas.
  • Aceder a dados oportunos – as planilhas não refletem as atividades diárias sem esforço adicional. A atualização das informações não é feita de todo ou constitui trabalho manual entediante. A única eficiência é desperdiçar tempo dos funcionários e desmotivá-los simultaneamente.
  • Integrar várias fontes de informação – coordenar diferentes fontes de informação apresenta os mesmos problemas que manter os dados atualizados em geral. É o tipo de trabalho que os robôs realmente devem assumir – e o mais rapidamente possível.

Então editor, que tipo de ferramenta usar em substituição ao Excel?

Se seu negócio procure parar de perder dinheiro e uma ferramenta ferramenta mais avançada do que o Excel, provavelmente a primeira opção é utilizar o “módulo de compras” de seu ERP. Mas, infelizmente um ERP faz tudo muito bem e gestão de compras da forma apropriada é uma das tarefas que normalmente não conseguimos controlar.

Os ERP’s não são para compras – destinam-se principalmente às principais divisões de uma organização, por exemplo, finanças, contabilidade, vendas, marketing e até RH. No entanto, no que diz respeito à compra, permitem ao usuário enviar um pedido de compras e é isso.

Desenvolvimento personalizado é caro – o desenvolvimento de um ERP personalizado para uma organização específica é dispendioso e significa mais dores de cabeça e despesas com manutenção adicional. 

A longo prazo, algumas ferramentas específicas bem selecionadas e integradas farão um trabalho melhor com menos problemas.

Os módulos de compras eletrônicas são complicados e hostis ao usuário – mesmo que um ERP possua um módulo de compras eletrônicas (e isso é raro), suporta funções limitadas e não aumenta a eficiência e a velocidade que esperaria.

Atualmente, existe uma grande variedade de soluções especializadas em compras digitais, projetadas especificamente para atender às necessidades de Procurement. Obviamente, toda organização é única no seu contexto e operações, portanto, encontrar uma boa correspondência depende de realmente conhecer as suas necessidades.

Aqui estão alguns exemplos de software e plataformas de compras com todos os seus pontos fortes:

IBID – fornece acesso a análises avançadas de fornecedores e sourcing, aprimora a colaboração e permite encontrar os fornecedores certos;

OTK – O Software de Gestão de Compras da OTK Sistemas engloba as áreas de Compras e Solicitações, Gestão do Recebimento e Fornecedores.

Cotaplus – Software para compras B2B simples baseado em nuvem que permite automatizar cotações de preços, pedidos de compras, acompanhar entregas e fazer toda a gestão do relacionamento com fornecedores. [Crie uma conta grátis]

Conclusão

Em qualquer empresa, a escolha das ferramentas certas é uma opção que pode gerar prejuízos ou maximizar os lucros do negócio por anos. Facilite o trabalho do comprador, reduzindo erros, automatizando processos e com o sistema para compras B2B certo, passe a comprar melhor.

Liberamos o pré-cadastro no CotaPlus, a nossa ferramenta online para gestão de compras. Faça seu cadastro agora e utilize o sistema gratuitamente, clique aqui.

Inscreva-se em nossos informativos

Faça sua inscrição e receba os últimos artigos, materiais e novidades de nossa plataforma profissional de compras.

Obrigado, sua inscrição foi feita com sucesso.