Com um sistema para compras digital, você permite que seus funcionários solicitem uma compra em praticamente qualquer lugar e a qualquer momento, rompendo as barreiras de tempo e localização.

Apesar do grande avanço tecnológico, muitas empresas ainda usam o planilhas ou tradicional bloco de pedidos de compra em papel para fazer as compras de produtos de seus fornecedores. O que espanta é que isso não é exclusivo de um ou outro setor, é algo encontrado com uma certa facilidade.

O fim dos tradicionais blocos de pedidos em papel

Num ambiente onde tudo é virtualizado e digital, nesse momento tenho dificuldade em encontrar um bloco de notas para escrever aqui em minha mesa. Então, por que os documentos são tão importantes e sensíveis quanto os pedidos ainda concluídos no papel? Esse aspecto dos negócios, como todos os outros aspectos tangíveis da organização moderna, não deveria ser digital?

Pense no e-procurement como se o seu antiquado livro de pedidos de compras saltasse para a era moderna, recebesse uma reformulação e dissesse que a mistura com softwares de contabilidade, planejador de orçamentos e controle de estoque agora é legal. Além de ser muito mais simples de acompanhar, um sistema para compras permite que você case suas compras com todos os outros aspectos de sua solução de compra.

E o problema é ainda maior

Já não podemos mais manter uma empresa, em um ambiente onde os pedidos de compra não são devolvidos à sua equipe de faturamento porque o aparelho de fax quebrou ou você não conseguiu digitalizar, enviar por e-mail ou enviar uma cópia de volta para a matriz.

O sistema de compras gerando mais praticidade, controle e lucro

E olha que legal: Com um software para compras digital, você permite que seus funcionários solicitem uma compra em praticamente qualquer lugar. Independentemente de estarem trabalhando em um escritório remoto, em campo ou de sua casa, seus funcionários poderão informar ao seu controlador central de compra com rapidez e precisão o que eles precisam e quando precisam.

No seu painel de controle, você pode definir um planejador de orçamento que acompanhará todos os processos de aquisição em todos os departamentos / setores da sua organização. O tempo de resposta entre o momento em que seu controlador financeiro receberia o pedido de compras em papel e o check-up cruzado com o seu orçamento geralmente é muito demorado, o que significa que as coisas podem mudar. Com uma ordem de compra eletrônica, você pode comunicar de forma rápida e concisa as compras desejadas ao fornecedor, sem perder nada.

Embora relativamente novo, o software para compras e cotações permite uma infinidade de vantagens sobre o seu ancestral arcaico, o livro de pedidos de compra de papel. Ou seja, a capacidade de rastrear o que está sendo comprado, mesmo que você não consiga encontrar um lápis, ou, por falar nisso, ficar sem papel para escrever.

Ainda não está convencido? Vamos falar de um exemplo

Falei recentemente com um potencial cliente em construção que me disse que gerava cerca de 1000 pedidos de compras por mês, todos em papel. Normalmente, esses blocos têm cerca de 100 páginas a um preço médio de R$30,00 por bloco. Isso significa 10 blocos pedido de compra por mês a um preço de R$30,00 que chega a R$300,00, apenas com o custo do bloco. Portanto, essa empresa tem um custo anual de R$3.600,00…e haja papel.

Quer saber como mudar?

O CotaPlus veio para ajudar empresas como essa do exemplo, porém além de gerar a economia com papel (o meio ambiente agradece), entregamos mais agilidade, produtividade e melhores resultados para seu setor de compras.

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