Os perigos de confiar em uma pilha de papel na hora de gerenciar pedidos de compras.

Fazendo gestão de seu negócio, com todos os seus aborrecimentos; lidando com fornecedores, clientes, folha de pagamento e outras tarefas administrativas, há uma sensação de satisfação enorme quando você consegue manter registro dessas despesas.

É provavelmente por isso que os pedidos de compra em papel duram tanto tempo, mas agora as soluções de gerenciamento financeiro estão evoluídas e oferecem muitas possibilidades. 

Os pedidos de compra feitos em papel estão ali e “reais”, no sentido de que você não precisa operar um mouse e um teclado para gerar e referenciá-los.

No entanto, o conforto ilusório que obtemos de manter esses controles tangíveis significa sacrificar os principais componentes da administração saudável de um negócio atualmente – tempo, eficiência e prevenção de fraudes. 

A seguir estão alguns dos perigos que você expôs a sua empresa, confiando totalmente em pedidos de compra feitos em papel para as suas operações do dia-a-dia.

Ficando exposto ao erro humano

Por mais que queiramos confiar em nosso contador de longa data ou no gerente de compras com vasta experiência, o erro humano se instala no momento mais inoportuno. 

O estresse do trabalho, assuntos pessoais, um ligeiro lapso na concentração, pouca visão, entre alguns, são alguns dos fatores que podem causar o registro impreciso das transações.

Dependendo da natureza de suas operações comerciais, até mesmo uma ligeira confusão de números – mover uma vírgula, adicionar / remover um zero – pode levar a um pequeno soluço no processamento, provocando uma crise financeira significativa.

Por mais que tentemos, o erro humano está sempre presente, e cabe a você tomar medidas para manter isso no mínimo, na pior das hipóteses. O uso de um sistema para compras B2B, neste momento, é uma necessidade, e não uma sugestão.

Automatize compras para não ser roubado

Como um processo de compras baseado em papéis, leva-se um bom tempo para que as ordens de compra sejam classificadas, organizadas e equilibradas. 

Nesse vácuo ineficiente das operações, os fraudadores veem e geralmente aproveitam a oportunidade de explorar seus negócios. 

A verificação instantânea e o recurso de referência cruzada de uma solução automatizada de compras atua como um impedimento à fraude, mas sem essa verificação, a anarquia está em jogo.

É fácil viver em uma fantasia onde todos os seus funcionários e fornecedores são membros confiáveis ​​de sua história de sucesso a longo prazo. 

História e experiência mostram o contrário. Pedidos de compras duplicados, discrepâncias nos números de contratos e assinaturas forjadas são totalmente comuns – na verdade, um subproduto esperado da dependência excessiva de rastrear pedidos apenas por meio de um monte de papel.

Prazos perdidos e pedidos não entregues

Você usa pedidos de compra em formato de papel, o seu fornecedor faz o mesmo e o especialista do setor categorizaria isso como “totalmente ineficiente, um desperdício de tempo e um monte de pedidos fracassados ​​esperando para acontecer”.

Ter que receber manualmente pedidos de compra, classificá-los em categorias apropriadas e, em seguida, controlar as datas de vencimento, há muitas partes móveis em um processo que, idealmente, deve ser um conjunto direto de ações.

Deve-se priorizar a migração de um sistema de compra de pedidos baseado em papel para uma plataforma mais automatizada – incorporada a freios e contrapesos para evitar erros e má administração. 

Seguir o caminho da eficiência com sistemas avançados de compra de pedidos, a longo prazo, economizará tempo e dinheiro para sua empresa.

O que você acha? Conte-nos como sua empresa administra atualmente seus pedidos de compras junto aos fornecedores.

Esperamos seus comentários, um abraço e boas compras.

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